Unser Management-Interface im Überblick

Mit dem neuen Management-Interface ändert sich die Art, wie Sie als Admin Ihre Organisation in heylogin verwalten können. Die neue Übersicht ersetzt das alte “Einstellungen & Nutzer”-Menü und ergänzt heylogin um viele neue Funktionen. Mit diesem Artikel bekommen Sie eine Übersicht über alle Änderungen und neuen Features, um direkt loslegen zu können.

Das Interface im Überblick

Finden können Sie die neue Ansicht über den “Management”-Tab links in der Organisationsübersicht. Im Management angekommen haben Sie verschiedene Menüs zur Auswahl:

a.) Der Reiter “Nutzer” bringt Sie in die Nutzer-Übersicht. Hier können Sie neue Nutzer*innen hinzufügen und bestehende Teammitglieder verwalten

b.) Im “Audit-Log” können Sie nachvollziehen, welche Passwörter wann und vom wem genutzt oder verändert wurden.

c.) Über “Integrationen” gelangen sie zu den verschiedenen Optionen an Cloud-Integrationen, zum Beispiel Azure Active Directory oder Google Workspace.

d.) In den “Einstellungen” können Sie Logo und Name Ihrer Organisation anpassen sowie die Erstellung neuer Teams beschränken.

e.) Im Plan bekommen Sie eine Übersicht über die Anzahl der Nutzer in Ihrer Organisation und die bezahlten Lizenzen.

Die letzten beiden Punkte sind damit schon erklärt, also konzentrieren wir uns lieber auf die restlichen Features, angefangen bei der Nutzer-Verwaltung.

Die Nutzer-Verwaltung

Übersicht

Die neue Nutzer-Verwaltung besitzt alle Funktionen, die auch das alte “Nutzer & Einstellungen” zu bieten hatte, also:

Einladen von neuen Nutzer*innen
Zuteilung in Teams
Einstellen der Zugriffsrechte für die Teams
Trennen und Verbinden von Geräten (Smartphones, Security Keys)
Persönliche Logins von neuen Nutzer*innen mit Logins füllen

Zusätzlich können Sie jetzt auch mit verschiedenen Filtern nach einzelnen Mitarbeiter*innen suchen, mehrere Nutzer*innen gleichzeitig auswählen und Teams zuteilen oder in Ihre Organisation einladen.

Persönliche Logins anzeigen

Onboarding ist ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen und wird mit heylogin stark vereinfacht. Wie auch schon im alten Menü “Einstellungen & Nutzer” können Sie über “Nutzer hinzufügen” neue Mitglieder in Ihre Organisation einladen. Mehr dazu finden Sie in in unserem Blog “Erste Schritte in heylogin für Unternehmen”.

Haben Sie ein neues Mitglied eingeladen und schon Logins vorbereitet (zum Beispiel den Email-Account), können Sie diese ganz einfach übergeben.

Dazu können Sie im Management-Tab das Organisations-Mitglied auswählen und sich die persönlichen Logins der Person mittels Toggle-Option anzeigen lassen.

Die persönlichen Logins des neuen Mitglieds erscheinen daraufhin links in der Tab-Leiste Ihrer Organisation. Jetzt können Sie den neuen Email-Account entweder per Drag & Drop einfügen oder, falls der Login noch nicht existiert, diesen auch einfach per Hand in den Persönlichen Logins der Person erstellen.

Geräte trennen und verbinden

Falls Nutzer*innen ihr Smartphone verlieren, können Sie als Admin ganz einfach das alte Gerät vom Organisationsaccount des Mitglieds trennen und das neue Gerät verbinden. Dabei werden keine Organisationsdaten verloren, sobald ein neues Gerät verbunden ist können sich die Nutzer*innen direkt wieder überall einloggen. In diesem Blogartikel sprechen wir übrigens über den kompletten Prozess.

Zugriffsrechte

In diesem Menü können Sie als Admin die ausgewählten Nutzer*innen nicht nur direkt in die verschiedenen Teams einladen, sondern auch gleich die Zugriffsrechte festlegen. “Mitglied” ist der Standard und hat Bearbeitungsrechte für die Logins. Wenn in diesem Team aber keine Login-Bearbeitung von anderen Mitgliedern gewünscht ist, dann ist “Nur Login”, also nur das Einloggen auf Webseiten, die beste Wahl. Für mehr Informationen schauen Sie am besten auf der Themenseite unserer Homepage vorbei.

Audit-Log

Die nächste große Neuerung ist unser Audit-Log: Hier können Sie die Aktivitäten in Ihrer heylogin-Organisation verfolgen. Egal ob Login auf der Webseite, Änderung oder Kopie des Passworts oder anderer versteckter Felder in Ihrem Login, hier sehen Sie alles chronologisch sortiert. Zusätzlich kann mit der Suche auch nach bestimmten Personen oder Ereignissen, Zeiträumen sowie Logins gesucht werden, um bei langer Nutzung den Überblick zu behalten.
‍Wichtig: Das Audit-Log ist nur in unserem Enterprise-Plan verfügbar und muss freigeschaltet werden.

Azure Active Directory & Google Workspace Integration

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Microsofts Azure AD oder Google Workspace, so können Sie diese Dienste ganz einfach mit heylogin verbinden. Klicken Sie dazu auf den “Verbinden”-Button, anschließend werden Sie durch den kompletten Prozess bei Microsoft oder Google geleitet. Alternativ können Sie mit einer Liste von Nutzer*innen starten, die Sie als CSV-Datei hochladen.

Jetzt kennen Sie alle Basics, um mit unserem neuen Management-Interface Ihre heylogin-Organisation optimal verwalten zu können. Weitere hilfreiche Artikel zur Verwaltung und Einrichtung von heylogin finden Sie in unserem Blog.

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